Missão Desenvolvimento e Valorização do Interior – Visual Management Tool

Comunicação

Um dos principais problemas que tenho identificado nas organizações é a comunicação.

De acordo com o Livro Organizações, Comportamento, Estrutura e Processos, 2006, pág. 427, “O processo geral de comunicação é composto de cinco elementos: comunicador, mensagem, mídia, recetor e feedback”.

Na norma ISO9001, requisito 7.4 comunicação, podemos resumir a: o que comunicar; quando comunicar; a quem comunicar; como comunicar, quem comunica.

Os especialistas também identificaram, com base no modelo clássico de processo de comunicação de Shannon, Weaver e Schramm, 1948, ruído e barreiras à comunicação, estas podem existir na perceção seletiva, diferenças culturais, filtragem, sobrecarga de comunicação, contexto temporal, etc.

Posto esta pequena introdução, o que mais tenho evidenciado nas empresas é que quando, o que designo por triângulo da comunicação organizacional, não é concluído, ou seja, a comunicação vem do topo, passa por todas as camadas hierárquicas, atravessa toda a equipa e existe o retorno dessa comunicação, leia-se resultados, gera falhas nos processos operacionais, que muitas das vezes torna-se em perda de eficácia e eficiência com impacto nos clientes.

As causas mais frequentes que tenho evidenciado são: planeamento, esquecimento e feedback. O Lean utiliza uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação, nomeadamente ajudar no planeamento da comunicação, eliminar o esquecimento e promover o feedback, o Visual Management, ou em português a Gestão Visual.

Já diz o velho ditado “uma imagem vale mais que mil palavras”, de facto as imagens transmitem toda a informação com muita mais eficácia e eficiência, basta olhar para elas.

A Gestão Visual é efetuada a partir de um quadro que permite colocarmos as imagens sobre a informação que pretendemos, mas também permite planificar a comunicação e torná-la perpétua no tempo útil à sua eficácia e eficiência. Assim como, obter o feedback da comunicação e informação transmitida, quer através do processo, quer através das pessoas, exemplo:  do processo obtemos os indicadores da equipa (TPIs Team Perfomance Indicators), das pessoas obtemos as suas sugestões de melhoria.

Na Gestão Visual, através do quadro, também vai proporcionar rotinas de gestão da informação no local de trabalho e padronizar as atividades da equipa, assim como, promover a identificação dos 8 desperdícios Lean (falaremos no próximo blog) e envolver toda a equipa na resolução das causas raiz que poderão estar a provocar esses desperdícios.

A Gestão Visual, a par de outras ferramentas Lean, é muito flexível e adaptável a qualquer modelo de negócio, nomeadamente às Micro e PME,s.

Numa empresa que se quer organizada, padronizada, comprometida com os seus objetivos, eficiente e eficaz, a ferramenta Lean Gestão Visual (Visual Management) é sem dúvida uma grande ajuda muito fácil de implementar, com impacto nas atividades operacionais permitirá obter rápidos resultados num curto espaço de tempo.

Sempre focados,